Política de privacidad

Grupo MI ERP SAS

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, Grupo MI ERP SAS informa su Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar la protección de la información que es recolectada, almacenada, usada, compartida o eliminada en el desarrollo de nuestras actividades empresariales.

1. Responsable del Tratamiento de Datos

• Razón social: Grupo MI ERP SAS
• NIT: 901950475-9
• Domicilio: TORRE ANVAMAR, Cra. 21 #14-28, Oficina 2206, Barrio Los Álamos, Pereira, Risaralda, Colombia
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 301 1814999

2. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados para:

• Cumplir con obligaciones contractuales, comerciales, contables, fiscales y legales.
• Prestar y mejorar los servicios de consultoría, implementación y soporte de Odoo ERP.
• Enviar información comercial, publicitaria y promocional relacionada con nuestros servicios, novedades y eventos.
• Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y análisis de uso de servicios.
• Administrar solicitudes, quejas y reclamos.
• Garantizar la seguridad de la información y prevenir fraudes.

2.1 Datos Recopilados por la Aplicación Móvil

La aplicación móvil MI ERP recopila los siguientes tipos de datos para proporcionar sus funcionalidades:

Datos de Ubicación

Nuestra aplicación accede a datos de ubicación del dispositivo (ubicación precisa y aproximada) para las siguientes finalidades:

• Registro de visitas comerciales: Permite a los usuarios registrar la ubicación geográfica de las visitas realizadas a clientes como parte de la gestión de ventas y CRM.
• Seguimiento de rutas: Facilita el seguimiento de rutas comerciales para optimizar la gestión de vendedores y representantes de ventas.
• Geolocalización en segundo plano: La aplicación puede acceder a la ubicación del dispositivo incluso cuando no está en uso activo, con el propósito de registrar visitas y rutas de manera continua durante la jornada laboral. Esta funcionalidad requiere autorización expresa del usuario y puede ser desactivada en cualquier momento desde la configuración del dispositivo.

Los datos de ubicación son almacenados de forma segura y únicamente son compartidos con el servidor Odoo ERP configurado por el usuario o su empresa para la sincronización de datos comerciales.

Cámara

La aplicación solicita acceso a la cámara del dispositivo para:

• Capturar fotografías de productos, documentos o evidencias de visitas comerciales.
• Escanear códigos de barras o códigos QR para la identificación rápida de productos.

Las imágenes capturadas son almacenadas localmente y/o sincronizadas con el servidor Odoo ERP según la configuración del usuario.

Micrófono

La aplicación solicita acceso al micrófono del dispositivo para:

• Funcionalidades de entrada de voz o dictado (si están habilitadas).
• Grabación de notas de audio relacionadas con actividades comerciales.

El acceso al micrófono solo se activa cuando el usuario utiliza explícitamente funciones que lo requieren.

Notificaciones

La aplicación utiliza notificaciones push para:

• Alertar sobre nuevos pedidos, mensajes o actualizaciones del sistema ERP.
• Recordatorios de visitas programadas o tareas pendientes.
• Notificaciones de sincronización y estado de la aplicación.

Estado de Red

La aplicación accede a información sobre el estado de la conexión de red para:

• Determinar cuándo sincronizar datos con el servidor.
• Gestionar el modo offline/online de la aplicación.

Almacenamiento y Compartición de Datos de la App

Los datos recopilados por la aplicación móvil son:

• Almacenados localmente en el dispositivo del usuario de forma cifrada.
• Sincronizados con el servidor Odoo ERP configurado por el usuario o su organización.
• No son compartidos con terceros distintos al proveedor del servidor Odoo ERP utilizado.
• No son utilizados con fines publicitarios de terceros.

Control del Usuario

El usuario puede en cualquier momento:

• Revocar los permisos de ubicación, cámara o micrófono desde la configuración de su dispositivo.
• Desactivar las notificaciones de la aplicación.
• Solicitar la eliminación de sus datos según lo establecido en esta política.

2.2 Aplicación Tecnodiesel Técnicos

Tecnodiesel Técnicos es la aplicación de campo que usan los técnicos e instaladores de las empresas clientes para ejecutar órdenes de trabajo (OT): registrar tiempos, diligenciar checklists, tomar notas y fotos, y obtener la firma de quien recibe el servicio. La empresa que usa la aplicación es responsable del tratamiento de los datos que se guardan en su servidor Odoo; Grupo MI ERP SAS desarrolla la aplicación y la soporta como encargado.

La aplicación recopila los siguientes datos, solo para su funcionamiento:

Ubicación precisa

• La latitud y la longitud del teléfono en cada registro de tiempo (inicio y fin del viaje, del trabajo y del regreso), para dejar constancia de dónde se prestó el servicio.
• La ubicación se toma solo con la aplicación abierta, cuando el técnico registra un tiempo o consulta la ruta del día. La aplicación no accede a la ubicación en segundo plano.

Datos de quien recibe el servicio

• Nombre, número de identificación (cédula) y firma manuscrita de la persona que recibe el servicio al cerrar la OT.
• La calificación y el comentario que deja sobre el servicio.

Fotos y contenido de la orden de trabajo

• Las fotos que el técnico toma con la cámara para las notas de servicio, el informe técnico y el checklist.
• Las notas de servicio, el informe técnico y las observaciones y mediciones del checklist.
• Las fotos se guardan en la carpeta privada de la aplicación hasta enviarlas; la aplicación no lee la galería ni otros archivos del teléfono.

Dictado por voz

• El técnico puede dictar el informe. El reconocimiento de voz lo hace el servicio de voz del sistema del teléfono (por ejemplo, el de Google), según la configuración y la política de ese proveedor.
• La aplicación no graba, no guarda ni envía audio: solo conserva el texto que queda en el campo.

Datos del técnico y del dispositivo

• Nombre, correo electrónico e identificador del técnico en Odoo, para iniciar sesión, recuperar la contraseña y asignarle sus OT.
• Un identificador del dispositivo (ANDROID_ID), el modelo, el fabricante y la versión de Android, para registrar el teléfono en el servidor de la empresa y validar la licencia de la aplicación en www.mi-erp.app.
• El token de notificaciones de Firebase Cloud Messaging, para recibir los avisos de la oficina y de la sincronización.

Destino de los datos

• Los datos se envían por conexiones cifradas (https) al servidor Odoo de la empresa que usa la aplicación. Sin señal, se guardan en el teléfono y se envían cuando vuelve la conexión.
• El registro y la validación de la licencia se hacen con www.mi-erp.app (Grupo MI ERP SAS).
• Google presta los servicios de notificaciones (Firebase Cloud Messaging) y de mapas (Google Maps) como proveedor tecnológico.
• Los datos no se venden ni se comparten con terceros para otros fines. La aplicación no muestra publicidad ni usa herramientas de analítica o de seguimiento publicitario.

Conservación en el teléfono y eliminación

• La configuración del servidor, la sesión y la licencia se guardan cifradas en el teléfono. La información de las OT, las notas, las fotos y las firmas pendientes de envío no se copian al respaldo en la nube ni al traspaso a otro teléfono.
• Al cerrar sesión se borran la sesión y el perfil del técnico. Al conectar la aplicación a otro servidor o al desinstalarla se borran también las OT, notas, fotos y borradores guardados en el teléfono. Antes de cerrar sesión o de cambiar de servidor, la aplicación avisa si hay cambios sin enviar.
• Para consultar, corregir o eliminar los datos que quedaron en Odoo, el técnico o la persona que recibió el servicio pueden dirigirse al administrador de la empresa que presta el servicio, o escribir a [email protected] siguiendo el procedimiento del numeral 7.

Permisos de la aplicación

• Ubicación: para el registro de tiempos y la ruta del día.
• Cámara: para las fotos de notas, informe y checklist.
• Micrófono: solo cuando el técnico toca «Dictar».
• Notificaciones: para los avisos de cierres o cambios que el servidor no aceptó y los avisos de la oficina.

El técnico puede revocar cualquiera de estos permisos desde la configuración del teléfono; la función que lo necesita deja de estar disponible.

3. Derechos de los Titulares

Los titulares de la información podrán ejercer los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios y garantías legales.

4. Autorización del Titular

Grupo MI ERP SAS solicita autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos personales. Esta autorización puede ser otorgada de forma escrita, verbal o mediante conductas inequívocas como el uso de nuestros servicios.

5. Seguridad de la Información

Adoptamos medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger la información personal contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación.

6. Transferencia y Transmisión de Datos

Los datos podrán ser transmitidos o transferidos a terceros aliados o proveedores tecnológicos, dentro y fuera del país, únicamente para cumplir con las finalidades descritas y garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.

7. Procedimiento para Ejercicio de Derechos

El titular podrá enviar sus consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales a través del correo electrónico [email protected], indicando:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de identificación.
• Descripción clara de la solicitud.
• Datos de contacto para recibir respuesta.

Los tiempos de respuesta se ajustarán a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

8. Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir del 01-01-2025. Última actualización: 4 de octubre de 2026 (se agregó la aplicación Tecnodiesel Técnicos). Los datos personales permanecerán en nuestras bases de datos mientras sea necesario para las finalidades aquí descritas o mientras exista relación contractual o legal que lo justifique.

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